В рамках недавнего мероприятия Bridal Show в Нью-Йорке,организованном известной знаменитостью, прошла дискуссия с участием лучших организаторов свадеб и мероприятий во всей event-индустрии. Они должны были ответить на вопросы, заданные аудиторией, состоящей из нескольких сотен невест. Среди участников дискуссии также была знаменитая организатор событий или, как она сама себя называет, «Ивентор».
В какой-то момент, Ивентор сказала своей аудитории, что она запрещает своим клиентам смотреть в социальных сетях свадебные идеи, потому что она не хочет приближаться к любым предвзятым понятиям того, что они хотят. Она зашла так далеко, что назвала социальную сеть, принадлежащую одному из участников дискуссии, отозвалась о ней весьма снисходительно, и отпустила несколько реплик о «собственном взгляде на дела»! Экстренное сообщение для людей… но речь не о вас! Речь всегда идет о невесте, клиенте, компании и т.д., которые наняли вас для помощи! Публика гудела, когда смотрела, как эта Ивентор полностью срывала их планы. Жених из одной молодой пары сказал: «Они говорят о невесте-Годзилле, а что насчет адского свадебного переполоха?». Весь этот эпизод заставляет действительно задуматься о своей профессии, навыках и атрибутах, необходимых, чтобы быть успешным организатором событий — корпоративных и светских — в условиях современного рынка. К вашему вниманию – топ-10 качеств из этого списка:
Скромность
Если вы хотите достичь величия, и даже если вы его уже достигли, относитесь к каждому потенциальному клиенту, с которым вам довелось встретиться, с величайшим уважением. Дайте ему почувствовать, что для вас будет огромным удовольствием помочь ему. Если в вашем окружении будет множество отчужденных людей, из-за того, что вы думали, что вы слишком хороши для них, про вас все забудут до того, как вы поймете, что же именно подорвало ваш авторитет.
Навыки хорошего слушателя
Все делается для клиента, поэтому вам лучше внимательно слушать его, когда он рассказывает о своей идее проведения свадьбы мечты, идеальной вечеринки или ланча-презентации успешного проекта. Да, вы можете использовать свою креативность, вносить предложения, даже давать советы, если вы думаете, что что-то из предложенного точно не подойдет или не сработает, но, в конце концов, вы должны достигнуть цели!
Уступчивость
Не берите в расчет все эти непоколебимые правила и предвзятые мнения по отношению к тому или иному событию. Будьте гибкими и находите пути для использования своего творческого потенциала, чтобы удовлетворить клиента, даже если его идеи разнятся с вашими собственными. Узнайте тонкости ведения переговоров. Это сослужит вам добрую службу. Подарите немногое, и вы получите гораздо больше!
Креативность
Никаких шаблонных событий! Вы достойны лучшего, не так ли? Заведите анкеты для всех клиентов и ищите важную информацию, которая поможет вам сделать каждое событие уникальным. Найдите то, что понравится клиентам и используйте это для проведения праздника, торговой выставки. Почувствуйте дикий креатив, чтобы организовать незабываемое событие!
Оставайтесь в курсе
Будьте в курсе новых тенденций, методов и поставщиков в своей области. Возьмите продолжительные образовательные курсы, читайте тематические публикации и прогнозы, говорите с вашими сотрудниками, чтобы узнать, получают ли они какие-либо новые, необычные запросы, которые могут оказаться трендовыми.
Организационные навыки
Насущная необходимость для организатора событий. Без нее вы в тупике. Имейте подробный план для каждого события, а также записывайте абсолютно все, что вы делаете! Это также пригодится вашим сотрудникам. Возможно, вы не сможете работать над каждой деталью каждого события самостоятельно, но если все прописано, ваш персонал будет в состоянии с легкостью помочь вам.
Внимание к деталям
Очень часто малейшая деталь оказывает огромное влияние. Не упускайте ни одной возможности сделать некоторые части события особенными при помощи добавления одной маленькой, но загадочной детали, о которой захочется задуматься.
Спокойствие под давлением
Все может пойти не так. Как бы вы ни были организованы, есть вещи, не поддающиеся вашему контролю. Успокойтесь! Всегда старайтесь предвидеть проблемы заранее в тех частях события, которые могут вызвать проблемы, и наметьте «план Б». Никогда не позволяйте себе растеряться, беспокоиться, или, может быть, даже пребывать в ярости! Исправьте ситуацию при помощи альтернативного плана. В случае чего, всем вашим клиентам необходимо знать, что что-то было потенциальной проблемой, но их всемогущий организатор справился.
Неприкосновенность
Всегда, всегда поддерживайте себя! Не лгите вашим клиентам, не обещайте им того, что вы не сможете организовать, не изворачивайтесь и не обманывайте их в любом случае. Всегда говорите честно о проблемах, которые могут возникнуть на этапе организации, и предлагайте их продуманные решения. Не беритесь за дело клиента, если вы знаете, что, давая им то, что они хотят, вы ставите под угрозу свою неприкосновенность.
Любите то, что делаете!
Если вы не будете любить то, что делаете, у вас не будет работы в этом бизнесе. Эта работа заключается в том, чтобы воплощать мечты людей в жизнь. Это подарок для них и для вас! Вы всегда сможете отличить организатора событий, который работает, чтобы жить, от организатора, который живет, чтобы работать! Будьте по-настоящему зависимы от своего дела! Делайте клиентов счастливыми, и тогда вы будете счастливы сами!
Ну представьте, что вы хотите сделать концерт группе Х.
1. Для начала вам нужны знакомства. Арт-директоры, концертные менеджеры клубов. У них для начала вы узнаете сумму за площадку. То есть это может быть либо фиксированная сумма (в больших залах), либо процент с билетов. У этих замечательных людей вы узнаете о свободных датах. Теперь вам нужны знакомства с группой или их менеджером, или концертным агентом, или ещё каким-нибудь супер-пупер-мерчендайзером-аргонавтом. И если у вас получается заинтересовать и первых и вторых, потом ещё магическим образом состыковать по числам всех, то первый шаг сделан. Зачастую состыковать музыкантов и площадку по датам и времени бывает тяжелее, чем что-либо из дальнейшего списка.
2. Сумма денег.
Теперь вы должны понимать, что вам нужно заплатить
:
-Группе ДО концерта
(Тут три вида оплаты: если группа известная и собирает от 300 и больше человек, то как правило это фиксированный гонорар. Иногда группы играют за процент с билетов, но это редкость. А ещё реже система "первые N-тысяч идут в клуб, остальное группе". Последний тип бывает в небольших клубах на 100-200 человек). К слову, большинство групп принимают гонорары в долларах. Не раскрывая конкретных сумм и личностей, скажу, что средняя по популярности группа обычно стоит 1000-2000 баксов. Знаменитые ребята от 5000 зеленых и выше;
- Оплатить их переезды и райдер , где может быть что угодно вообще: от стола, стула, бутылки виски до наличия в гримерке аризонского бобра в возрасте 3 с половиной года. Будьте готовы искать и покупать любую чушь, если везете именитых ребят. Хотя на практике чаще всего райдер состоит из "билеты в ваш город, поесть, поспать". Кстати, насчет аризонского бобра - реальный случай;
- Оплатить площадку. И сопутствующие расходы в виде собственного проезда до клуба, потом до дома, до аэропорта/вокзала и назад. Вроде как мелочь, а в копеечку встанет;
- Реклама. Это самое страшное. От этого пункта зависит вообще посещаемость на вашем мероприятии, поэтому наймите себе хорошего SMM-щика и пиарщика. Это лишит вас части прибыли, казалось бы, но без этих людей ваш концерт соберет, допустим, 200 человек. А с ними 500. Так что они вам больше доходов принесут, чем расходов. Найти их, кстати, не так уж и трудно: вспомните последние громкие события и концерты, о которых вам "прожужжали уши", найдите встречи в ВК и там уже будут контакты этих людей.
3. Куча свободного времени.
Вам придется реально рекламировать событие. По "пабликам" города, по музыкальным сообществам. Может быть расклеивать афиши, раздавать листовки, таргетинг, рассылки по участникам групп и т.д. Как я говорил, реклама - это самое страшное. И даже если у вас будет пиарщик и магистр SMM, то это не избавит вас от тягот трудиться самому. К тому же необходимо ещё договориться о саунд-чеке для музыкантов, забронировать им отель (если нужно). Отдельная проблема - это звукачи. Если группа с собой не везет звукача, то вам надо найти нормального. Иначе рискуете наткнуться на забулдыгу-подмастерье, после чего фанаты вам натянут до самых небес. Причем в больших клубах есть свой такой человек, как правило, но полагаться на его профессионализм не стоит. Мы все-таки в России живем. Стойки с мерчем, спонсоры если есть. В общем промоушен - все, чем вы можете заинтересовать и разнообразить концерт в совокупности с продуктивными работами.
4. После события, когда вы расплатитесь со всеми, у вас, возможно, останутся какие-то копейки. Можете купить себе салфеток и вытереть лицо от слез. После первых нескольких концертов наверняка проснется ощущение, что вы помогаете людям услышать музыку, помогаете им просто расслабиться и почувствовать себя чутка счастливее. И тема с деньгами как-то сама собой отпадет. Но это временные трудности. Мечтать о том, что с первого своего концерта вы соберете себе сумму на безбедную старость, не стоит. Вообще ждать каких-то заоблачных результатов не советую. Начните с трех-четырех концертов для малоизвестных групп. Окунитесь, так сказать, во всю прелесть организаторской деятельности. И там вы уже поймете: действительно ли оно вам надо.
В самом начале подготовки вам стоит определиться, нужен ли вам свадебный организатор, или вы хотите все делать самостоятельно. Сегодня мы расскажем о главных обязанностях организатора, и чем он может помочь вам в подготовке.
Эта статья не призывает пользоваться услугами организатора, а описывает их основные функции и обязанности. С организатором подготовка проще — это факт. Но каждая пара решает сама, насколько много времени и сил они готовы посвятить подготовке, и хотят ли сделать это исключительно самостоятельно.
Кто такой свадебный организатор?
Основной функцией свадебного организатора является избавление молодоженов от нервотрепки, хлопот и спешки, связанными с подготовкой к свадьбе. Именно этот человек или агентство на основе своего опыта и контактов сможет облегчить вам этот процесс. Его основными задачами являются:
- Составление основного плана подготовки к свадьбе, помощь в выборе концепции, цветовой палитры
- Оптимизация бюджета и его правильное распределение
- Помощь в выборе площадки для проведения церемонии и банкета
- Подбор специалистов для свадьбы, то есть всей команды мечты от стилиста до кондитера
- Организация развлечений и зон отдыха на свадьбе – подбор артистов, шоу-программы, технического и звукового оборудования
- Решение всех вопросов с администрацией площадки
- Подбор отеля или альтернативного места для сборов невесты и утренней съемки
- Решение вопросов с транспортом, разработка тайминга дня
- Помощь в подборе свадебного образа невесты и жениха
- Помощь в подборе образа подружек невесты и друзей жениха
- Координация дня свадьбы
- Решение всех организационных и форс-мажорных вопросов в день свадьбы и накануне
- Встреча подрядчиков в день свадьбы
- Контроль выноса блюд и ведения свадебного вечера
- Проводы гостей, контроль сбора декора и отъезда молодоженов со свадебного ужина
Примерки свадебного платья, подбор прически и макияжа – все это приятные хлопоты, на которые хочется тратить время. Но что делать с расчетом спиртного, выбором специалистов, просмотром многочисленных портфолио и согласованием условий работы, многочасовыми поездками по площадкам и бесконечным общением с менеджерами? Именно здесь и придет на помощь организатор. Вы наслаждаетесь праздником, а кто-то его создает!
Обязанности организатора
Самая важная и первоочередная обязанность организатора – это сделать твой день идеальным и дать возможность насладиться особой атмосферой праздника, тепла и романтики. Организатор поможет составить план свадебного дня: он как нельзя лучше знает идею праздника, его концепцию, нюансы и фишки, посоветует, сколько надо уделить времени той или иной части торжества.
В день свадьбы организатор может решить такие вопросы, как:
- Следование таймингу дня – организация утра невесты, встреча команды (фотограф, стилист, декоратор)
- Оформление или контроль оформления свадебного транспорта, а также своевременное его прибытие
- Доставка или контроль доставки мелкой флористики – букет, бутоньерка и другие аксессуары
- Контроль работы декораторов в рамках тайминга и общей концепции
- Контроль расположения полиграфии и свадебных мелочей – от подушечки для колец до бокалов
- Встреча гостей
- Координация церемонии, фотосессии и фуршета
- Встреча других свадебных специалистов – ведущего, артистов, кондитера
- Решение вопросов с администрацией площадки
- Организация корректной взаимной работы между свадебными подрядчиками
- Помощь в доставке цветов и подарков в номер молодоженов
Свадебный организатор — это человек, с которым вы с женихом проведете много времени, поэтому ищите того, чьи вкусы и взгляды на свадьбу полностью совпадают с вашими!
Поддержка и опора
Подготовка к свадьбе – это стресс, и не каждая невеста способна справиться с потоком информации, связанным с организацией, а также множеством сложным вопросов, которые ежеминутно надо решать. Свадебный организатор не только поможет решить все вопросы, но и станет настоящим другом. Психологическая поддержка и уверенность в том, что все идет по плану – это именно то, в чем нуждается каждая невеста.
Огромное облако задач, требующих постоянного внимания, контроль выполнения плана подготовки, организация встреч и всех необходимых договоренностей – это то, с чем не каждый справится, но именно это ждет невесту при подготовке. Свадебный организатор станет не только поддержкой, но и опорой, которая позволит расслабиться и получать удовольствие от процесса подготовки. Не бойся звонить организатору, даже когда у тебя просто опускаются руки, и хочется поговорить и отвлечься. Хороший организатор — хороший психолог! Главное — соблюдать этикет при выборе времени звонка.
Палочка-выручалочка
Свадебный день. Волнение, трепет и спешка – эти три эмоции овладевают любой невестой в самый волшебный день. И именно они иногда приводят к форс-мажорным ситуациям, которые могут возникнуть ниоткуда:
- Место для свадебной церемонии вдруг оказалось в эпицентре ливня
- Задерживается доставка свадебного торта из-за поломки автомобиля или пробки
- Жених забыл документы для утреннего визита в ЗАГС
- Оторвалась пуговица на свадебном платье и т.д.
Любую невесту каждая из этих новостей может шокировать и сильно расстроить. Но если ты все же решила довериться свадебному организатору, то и решение этих проблем не заставит себя долго ждать. Конечно, организатор не сотрет пробки с лица дорог города, но сможет изменить немного расписание свадебной программы или отправит за долгожданными сладостями новый транспорт. Он сможет организовать новую площадку для церемонии и поможет пришить злосчастную пуговицу. У него под рукой всегда есть десятки нужных и важных контактов — телефоны стилистов, такси, фотографов и декораторов – всего один звонок от организатора избавит тебя от головной боли и решит даже самую сложную проблему.
Проверенная команда
Обратившись к свадебному организатору, ты не только получишь тщательно продуманный день, но и сможешь найти всех необходимых для стильного и красивого праздника специалистов. Опытный организатор всегда обладает заветным списком проверенных профессионалов, с которыми он работал, или видел в работе, и которых он смело сможет порекомендовать.
Прислушивайся к мнению организатора, даже если предварительно уже выбрала команду – он сможет рассказать о подводных камнях той или иной площадки, недостатках или достоинствах работы фотографов или видеографов, нюансах работы с декораторами и флористами. Работая с надежной командой, организатор может гарантировать качество работы и безупречный результат, который ты получишь в день своей свадьбы.
Свадебный гид
Организатор – это как большая свадебная энциклопедия. Он всегда знает — где и что можно заказать, как сделать это со скидкой, и к кому обратиться за помощью. Если у тебя возникает вопрос, то ты всегда можешь найти на него ответ у организатора. Одними их самых полезных для тебя знаний организатора является осведомленность о специфике работы с теми или иными профессионалами, сроках изготовления заказов и способах успеть подготовить все вовремя.
Тайм-менеджер
Обязательным условием грамотно организованного праздника является подробный план действий, в котором учитываются не только задачи, но и даты их выполнения. Именно организатор будет тщательно следить за тем, чтобы этапы свадебной подготовки шли постепенно, без задержки и срывов сроков. Он сможет напомнить о встрече со стилистом, проследит, чтобы флорист получил своевременное напоминание о заказе, список гостей был вовремя отправлен декоратору, а ресторан получил подробное меню для банкета.
Координатор на свадьбе
Важный день, к которому ты готовилась очень долго, наступил. Обычно в услуги организатора входит и координация свадьбы, а значит, важный день пройдет как надо! Организатор позволит вам быть самими собой, проводить время друг с другом и не беспокоиться о мелочах. Распорядитель сам встретит гостей, поможет скоординировать планы молодоженов и работу ведущего, решит сотни вопросов, возникающих на площадке.
Как же приятно окунуться в атмосферу праздника, будь то детский День Рождения или Новый Год. Но что делать, если нет сил организовывать все самим?
На помощь приходит инвентор , или же организатор корпоративных, развлекательных или же деловых мероприятий.
Профессия инвентора довольно сложная и, порой, скрупулезная, хотя многие считают что это не так.
Обязанности организаторов праздников
В обязанности организаторов праздников входит введение в курс дела клиента от самой первой встречи и до самого мероприятия, что бывает непросто, так как к каждому клиенту нужно подобрать свой подход, а также угодить с расценками и удовлетворить с получаемым результатом.
Еще нужно искать новых клиентов и при этом рассылать презентации готовых праздников "старым".
Следующий шаг состоит в презентации в офисе клиента. Придется участвовать в тендерах, готовить предложения, разрабатывать новые концепции.
Нужно успевать делать красочные презентации в Power Point для демонстрации клиентам.
В лучшем случае это завершается заключением договора с клиентом. После этого следует написание сценария, копирайтинг концепций, а также сценарных текстов, рерайтинг , и придумывание всевозможных слоганов.
Следующим шагом является подбор площадок для действия, всех опций, подрядчиков, артистов, аниматоров.
Составляется смета мероприятий, летних тимбилдинговых , включая спортивных программ, свадеб, детских праздников, пиар-акций, фестивалей и многих других. Также в профессию входит координация мероприятий и завершается написанием отчетов по проведённым мероприятиям для сайта компаний, заказавших услуги.
Организаторы детских праздников
Для проведения детских праздников существуют множество отдельных организаций. Они специализируются только на важных днях в жизни ребенка, чаще всего до 13-14 лет. Организации такого типа сделают праздник любой сложности, который будет интересно посмотреть даже взрослым:) У них бывает огромнейший выбор шоу-программ, аниматоров, клоунов, ростовых кукол, имеются торты а заказ, различной формы надувные шары и многое другое.
Как же стать организатором праздников?
Для того, чтобы стать организатором праздников, нужно понимать, что при определенных навыках все достигается с опытом. Нужно иметь определенный талант. Талант работы с аудиторией, с публикой. Умение держать внимание, заинтересовать зрителей. Но, чтобы занять свое место под солнцем, прежде всего можно начать с будущих конкурентов. Посмотреть, как они принимают заказ у клиента, что спрашивают, что прописывают в договоре, какую цену берут и многое другое. Пригодится все! Можно попробовать создать свое агентство по организации праздников, но вы должны быть уверены, что ваша команда состоит из опытных психологов и отличных организаторов. Очень важным фактором окажется умение убеждать людей. Нужно подумать также и о расположении офиса - отличным местом послужит здание поблизости от бизнесцентра или элитного комплекса для удобства будущих клиентов.
Курсы организаторов праздников
Для обучения организации праздника можно выбрать курсы.Обычно этой профессии уделяют порядка 100 часов. 30 часов из которых будут аудиторные занятия (теория), а 70 - практика. Курсы организаторов праздников нацелены на формирование у студентов представления и знаний о грамотной организации праздников, а также других массовых мероприятий в коллективе. В программу курса входят изучение профессиональной организации различных праздников. Акцентируют внимание на изучении всех составных корпоративного мероприятия: мест проведения, оформления, питания, программы, праздничного бюджета, а также как избежать проблем и сделать эти события действительно классными, веселыми и удивительными.
Основная задача организатора праздника - провести его и сделать незабываемым! А с приобретением знаний и накоплением опыта можно достичь невероятного успеха!
Возможно Вас заинтересуют.
